mercoledì 1 giugno 2011

Posta elettronica: come si usa

Dopo aver parlato del funzionamento tecnico della posta elettronica, vediamo come effettivamente utilizzarla.

Non parleremo della configurazione del programma di posta, è una cosa che già spiegano bene i fornitori di servizi di posta. Ci soffermeremo invece sul come scrivere ed inviare una mail in maniera corretta.

La posta elettronica è una di quelle cose che sembrano molto intuitive a prima vista, e quindi le si inizia ad usare subito, senza chiedersi il significato di ciò che si fa. E questo porta facilissimamente a errori dannosi o fastidiosi.

Una volta cliccato sull'ovvio "Scrivi", il programma di posta elettronica propone una finestra con diversi campi, analoga a questa:


I campi in cima sono destinati a scriverci i destinatari della lettera. Bisogna fare molta attenzione al fatto che esistono tre tipi di destinatari. Per ogni destinatario è opportuno scegliere il tipo più adatto.

  • I destinatari di tipo "A:" sono quelli ai quali la mail è effettivamente destinata. È scritta per loro, e la devono ritenere importante.
  • I destinatari di tipo "Cc:" (copia carbone) sono quelli a cui si manda una copia della lettera per conoscenza, anche se non sono gli effettivi destinatari (esempio: volete avvisare un amico, che metterete nel campo "A:", che è invitato ad un evento, facendolo sapere anche ("Cc:") all'organizzatore dell'evento.
  • I destinatari di tipo "Ccn:" (copia carbone nascosta) sono del tutto analoghi a quelli "Cc:", ma resteranno nascosti a tutti gli altri. Nessuno dei destinatari, quindi, neanche eventuali altri destinatari di tipo "Cc:", sapranno che quella mail è stata letta da loro.
Il terzo tipo di destinatario si presta a molti utilizzi intelligenti. Ad esempio, se volete invitare una ventina di persone, che tra loro non si conoscono, ad un evento, se li mettete tutti come "A:" o come "Cc:" si avrà lo spiacevole effetto che tutti verranno a sapere gli indirizzi di posta di tutti, cosa che a molti può dare fastidio (vi farebbe piacere che una lettera cartacea mandata a venti sconosciuti contenga il vostro indirizzo di casa?). Per una cosa del genere è molto meglio impostare sé stessi come destinatario di tipo "A:" (molti server rifiutano mail che non hanno destinatari di tipo "A:") e impostare tutti i destinatari veri e propri come "Ccn:".

Considerando che molti programmi di posta hanno il pessimo vizio di memorizzare in rubrica tutti gli indirizzi che ricevono, e che molti virus hanno l'altrettanto pessimo vizio di inviarsi a tutti gli indirizzi in rubrica, in questo modo evitate anche che per colpa vostra i vostri amici si scambino virus e vi odino in eterno.

Passiamo al campo "Oggetto", che spesso è trascurato. Si tratta del campo in cui inserire il titolo della mail. Che deve, possibilmente, essere sensato e riassumere in pochissime parole l'argomento della lettera. NON deve essere vuoto, poiché molti programmi di posta e molti server cestinano automaticamente le lettere senza oggetto. E NON deve essere l'intero testo della mail, perché per quello c'è il campo del testo. È bene che non sia neanche troppo generico, perché rende complicato il ritrovare la mail successivamente.

Il campo testo deve contenere il testo della mail. Per scrivere una mail le regole sono poche e semplici, ma vanno rispettate per non complicare la vita a chi vi legge:
  • La lettera deve finire con una firma. Può sembrare una pignoleria, ma è veramente brutto vedere una mail finire all'improvviso. Una firma a regola d'arte inizia con "-- " (trattino trattino spazio) seguito da un "a capo".
  • La lettera non ha limiti di lunghezza, tantomeno adesso che le connessioni non sono affatto lente. Vanno quindi evitate come la peste le abbreviazioni da sms, che rendono difficoltosa la lettura senza alcun motivo valido per farlo.
Regole un po' più complesse sono quelle che si utilizzano per citare (in gergo: quotare) il testo della mail a cui si risponde.

La regola generale è far precedere da "> " (maggiore spazio) ogni riga del testo citato, mettere il nome dell'autore del testo, e mettere la propria risposta DOPO il testo. Esempio di discussione tra me e Pippo:

Pippo ha scritto:
> Ciao, come stai?

Tutto bene, grazie!
--
Lorenzo
Chiaro, no?

Ovviamente, rispondendo di nuovo, la cosa si può annidare:

Lorenzo ha scritto:
> Pippo ha scritto:
>> Ciao, come stai?
>
> Tutto bene, grazie!

Anche qui tutto bene :)

--
Pippo
Molti programmi di posta incoraggiano a scrivere la risposta prima del testo a cui si risponde, rendendo del tutto innaturale la lettura. Si tratta di un comportamento molto sbagliato, e lo si nota appena si fa via mail una discussione tra più persone e non si capisce più chi risponde a chi. È bene quindi abituarsi a fare le cose in maniera corretta.

Per rispondere ad una mail, esistono due tasti: "Rispondi" e "Rispondi a tutti". Il primo manda la risposta solo al mittente, il secondo la manda a tutti i destinatari della mail originale, sia quelli di tipo "A:" che quelli di tipo "Cc:". Ovviamente non ai "Ccn:" che sono nascosti.

Esiste anche un tasto inoltra, che serve a mandare la mail così com'è ad una persona che non la ha ricevuta. Si può aggiungere del testo proprio, che va in cima alla mail, al contrario del testo nelle risposte. Il destinatario della mail inoltrata riceverà anche tutta la lista dei destinatari originali.

L'ultima cosa da notare sono gli allegati. Quasi tutti i programmi di posta hanno un pulsante "Allega", che serve ad allegare alla mail un file preso dal proprio computer, per inviarlo assieme alla lettera. Prima di farlo, è necessario sapere le seguenti cose:
  • Non è possibile allegare cartelle. Si possono però allegare più file, uno per volta.
  • Il programma non si lamenterà se allegate file molto grandi, ma il vostro server potrebbe rifiutarsi di inviare allegati pesanti, così come il server del vostro destinatario potrebbe rifiutarsi di riceverli. Evitate quindi di allegare file pesanti (non più di cinque MB, per essere sicuri)
  • Non inviate programmi via mail. Anche qui, il vostro programma probabilmente non si lamenterà, ma i server sì, se hanno delle politiche di sicurezza antivirus.

Tutto qui.

Se ci sono dubbi o domande, i commenti a questo post sono a vostra disposizione :)

Nessun commento:

Posta un commento